Rabljen računalnik za računovodstvo

Računovodski program, dva odprta obračuna in e-pošta z računi so za računalnik majhna obremenitev – dokler se ne izkaže, da se program ob koncu meseca sesuje, da je tiskalnik prenehal delovati ali da se je pokvaril disk tik pred oddajo obračuna. V računovodstvu zmogljivost ni glavno merilo. Glavno merilo je, da naprava dela zanesljivo vsak dan in da so podatki varni.

Katere programe računovodje v resnici uporabljajo

V slovenskih računovodskih servisih in podjetjih se najpogosteje srečamo s programi Pantheon, Minimax, SAOP in različnimi rešitvami za e-račune, ki jim je skupno eno: tečejo v operacijskem sistemu Windows. Nekatera podjetja delajo tudi v velikih preglednicah, kjer se ob koncu leta odprejo datoteke z več deset tisoč vrsticami.

Za večino teh programov je značilno, da niso zelo zahtevni glede procesorja, so pa občutljivi na premalo pomnilnika, počasen disk in nestabilen sistem. Obenem so vezani na gonilnike tiskalnikov, bralnikov in drugih naprav, ki morajo delovati brez izpadov. Prav zato so poslovni namizni računalniki, ki so bili narejeni za pisarniško rabo, boljša izbira od cenejših domačih modelov.

Zakaj sta stabilnost in varnostna kopija pomembnejši od hitrosti

V računovodstvu se ne meri, kako hitro se odpre obrazec, ampak ali se ob koncu meseca vsi podatki pravilno shranijo. Izpad sredi obračuna pomeni izgubo ure ali dveh dela in v najslabšem primeru pokvarjeno bazo. Zato ima pri izbiri naprave zanesljivost prednost pred zadnjim modelom procesorja.

Enako pomembna je varnostna kopija. Redna kopija podatkov na ločeno napravo ali v oblak je tisto, kar v resnici ščiti računovodstvo; kako je urejeno varnostno kopiranje in obnova podatkov, je vredno urediti že pred nakupom novega računalnika. Računalnik se da zamenjati v enem dnevu, izgubljenih podatkov brez kopije pa ni mogoče nadomestiti.

• Varnostna kopija naj se izvaja samodejno in ne šele takrat, ko se uporabnik spomni.
• Kopija mora biti na drugi napravi ali v drugem prostoru, ne na istem disku.
• Obnovitev iz kopije je treba vsaj enkrat preizkusiti, sicer ne veste, ali deluje.
• Pred vsako večjo spremembo programa je smiselna dodatna kopija.

Kaj zadošča: konkretne zahteve strojne opreme

Za sodobno računovodsko delo je štirijedrni procesor povsem dovolj. Pri Intelu to pomeni približno osmo generacijo in naprej, pri AMD pa Ryzen 5 ali primerljiv model. Pomnilnik je pomembnejši: 8 GB je minimum, 16 GB pa je udobno in priporočljivo, saj so računovodski programi pogosto odprti ves dan skupaj z brskalnikom in preglednicami.

Disk naj bo solid state, velik 512 GB. To je dovolj za sistem, programe, lokalne kopije in nekaj let dokumentov. Pri starejših računalnikih z mehanskim diskom je zamenjava diska pogosto najcenejša nadgradnja, ki občutno podaljša življenjsko dobo naprave. Vgrajena grafična kartica zadošča, saj računovodski programi ne potrebujejo ločene kartice.

Zakaj je 16 GB pomnilnika v računovodstvu drugače kot doma

Doma uporabnik zapre program, ko z njim konča. V računovodstvu je program odprt cel dan, poleg njega teče pošta, brskalnik z davčnimi obrazci in pogosto še preglednica. Ta skupek porabi več pomnilnika, kot bi pričakovali, zato se 16 GB pri večletni uporabi pokaže kot razumna izbira.

Dva monitorja pomenita več kot hitrejši procesor

Računovodsko delo je prehajanje med dokumenti: na eni strani račun, na drugi knjižba, na tretji banka. Na enem zaslonu to pomeni nenehno preklapljanje, ki vsak dan pobere veliko časa in povzroča napake. Dva monitorja ali en širok zaslon zato v praksi pomenita večjo pridobitev kot zmogljivejši procesor.

Pri nakupu rabljenega računalnika preverite, koliko video izhodov ima. Za dva monitorja potrebujete dva izhoda ali ustrezno razdelilno rešitev. Pri namiznih računalnikih je to običajno preprosto, pri manjših prenosnikih pa včasih zahteva dodatno postajo.

Tiskalnik, bralnik, e-računi in delo na daljavo

Gonilniki so pri računovodskem delu pogost vir težav, še posebej kadar je naprava starejša. Preden kupite nov računalnik, preverite, ali proizvajalec za vaš tiskalnik ali optični bralnik ponuja gonilnike za različico sistema Windows, ki jo boste uporabljali. V nasprotnem primeru lahko dobro delujoča naprava postane neuporabna.

• Preverite, ali so na voljo gonilniki za aktualno različico sistema Windows.
• Za omrežni tiskalnik je žična povezava bolj zanesljiva od brezžične.
• Optični bralnik praviloma potrebuje ločen program, ki mora biti združljiv s sistemom.
• Za e-račune zadošča brskalnik, pomembna pa je kakovostna in stabilna povezava.

Delo na daljavo in dostop do programa

Vse več računovodij dela deloma od doma. To pomeni, da mora biti dostop do programa urejen varno, najpogosteje prek oddaljenega namizja ali namenske povezave, ki jo pripravi ponudnik programske opreme. Osebni prenosnik doma ni nujno primeren, če nima urejenega varnega dostopa.

Če se delo na daljavo načrtuje, je smiselno, da je računovodski program nameščen na strežniku ali v okolju ponudnika, uporabnik pa se nanj povezuje z lažjim strojem. Tako so podatki na enem mestu, nadzor dostopa pa je jasnejši.

Kaj preveriti pri rabljenem računalniku za računovodstvo

Rabljen poslovni računalnik je za računovodstvo pogosto zelo dobra izbira, ker so ti modeli grajeni za dolgotrajno pisarniško rabo in so enostavni za servisiranje. Kljub temu velja pred nakupom preveriti nekaj konkretnih stvari.

• Zdravje diska: preverite, ali so se pojavile napake in koliko podatkov je bilo že zapisanih.
• Stanje baterije pri prenosniku, če bo naprava kdaj uporabljena brez napajanja.
• Hrup ventilatorja in temperature, saj je tiho delovanje v pisarni pomembno.
• Število vrat USB za tiskalnik, bralnik, ključ in morebitno drugo napravo.
• Starost in stanje napajalnika, ki je pri starejših modelih pogost vir okvar.
• Garancijo in način servisiranja, če gre za napravo v vsakodnevni poslovni rabi.

V poslovnem okolju je smiselno računati tudi na to, da bo treba napravo nekoč popraviti ali nadomestiti. Zato je vredno vnaprej vedeti, kdo bo poskrbel za zamenjavo in kako hitro bo nova naprava pripravljena za delo.

Kdaj rabljen računalnik za računovodstvo ni prava izbira

Rabljen računalnik ni primeren, kadar ponudnik računovodske programske opreme zahteva najnovejšo različico sistema Windows ali točno določeno strojno opremo. V takem primeru se je treba ravnati po zahtevah ponudnika, ne po ceni naprave, saj v nasprotnem primeru tvegate, da programa ne boste mogli posodobiti.

Prav tako ni smiselno kupovati naprave, stare približno deset let ali več, čeprav je cena vabljiva. Tak računalnik morda še teče, a ni več podprt z varnostnimi posodobitvami, nadomestni deli so težko dostopni, morebitna okvara pa pomeni izpad v najbolj obremenjenem delu meseca. Računovodstvo je področje, kjer izpad ne prizadene le ene osebe, ampak celotno podjetje.

Če računovodstvo dela izključno na Applovih računalnikih, je treba vnaprej preveriti, ali slovenski računovodski programi v tem okolju sploh delujejo. Nekateri tečejo le v okolju Windows, zato je treba uporabiti virtualni stroj ali posebno rešitev, kar prinaša dodatno zapletenost in stroške.

Nazadnje, rabljen računalnik ni prava izbira, če v podjetju ni nikogar, ki bi poskrbel za varnostne kopije in redne posodobitve. V tem primeru je koristneje najprej urediti način vzdrževanja, šele nato pa izbirati strojno opremo.

Pogosta vprašanja

Kakšen računalnik potrebujem za računovodski program?

Za večino slovenskih računovodskih programov zadošča štirijedrni procesor, 16 GB pomnilnika in 512 GB solid state disk z nameščenim sistemom Windows. Pomembnejši od zmogljivosti sta zanesljivost naprave in urejeno varnostno kopiranje podatkov.

Ali je rabljen prenosnik primeren za računovodstvo?

Da, če ima dovolj pomnilnika in solid state disk. Prenosnik je priročen za delo na terenu ali od doma, za vsakodnevno pisarniško delo z dvema zaslonoma pa je namizni računalnik običajno cenejši in zanesljivejši.

Ali lahko računovodstvo teče na Macu?

Nekateri programi v okolju Mac ne delujejo, drugi delujejo prek virtualnega stroja ali spletnega dostopa. Preden se odločite za Mac, se pozanimajte pri ponudniku programa, ali vaša rešitev v tem okolju sploh deluje in kakšne so omejitve.

Kako pogosto naj menjam računalnik v računovodstvu?

Za poslovno rabo je smiselno računati na približno pet do sedem let uporabe, pri čemer je odločilna podpora operacijskemu sistemu in programski opremi, ne starost sama po sebi. Zamenjava diska in dodajanje pomnilnika lahko to dobo podaljšata.

Za računovodsko delo ni potreben najnovejši računalnik, potrebna je naprava, ki ji lahko zaupate. Če izberete pregledan poslovni stroj z dovolj pomnilnika, hitrim diskom in urejenim varnostnim kopiranjem, boste imeli manj skrbi in več časa za delo, ki ga ni mogoče nadomestiti z nobeno strojno opremo.