Koliko računalnikov potrebuje podjetje

Podjetje z osmimi zaposlenimi potrebuje osem računalnikov, bi si mislil človek. V praksi se pogosto izkaže, da jih potrebuje šest ali pa dvanajst — odvisno od tega, kdo dela za računalnikom, kdo je večino dneva na terenu in kdo dela v izmenah. Napačna ocena v eno ali drugo smer je draga: premalo naprav pomeni čakanje, izposojanje in izgubljene ure, preveč naprav pa denar, ki bi lahko šel v kaj koristnejšega. V tem članku boste našli način, kako potrebe oceniti po delovnih mestih, konkretne cenovne razrede opreme v evrih in jasno mejo, kdaj nakup ni smiseln.

Najpogostejša napaka pri načrtovanju opreme ni v tem, da bi podjetje kupilo premalo ali preveč zmogljive računalnike. Napaka je v tem, da se o potrebah razmišlja po številu zaposlenih, namesto po delovnih mestih. Računovodkinja z odprtimi preglednicami in skladiščnik, ki trikrat na dan potrdi prevzem, nista isto delovno mesto, čeprav sta oba »zaposlena«.

Od česa je odvisno število računalnikov

Število računalnikov v podjetju ni preprosto enako številu zaposlenih. Nanj vpliva način dela, koliko časa ljudje preživijo za napravo, ali si delovna mesta izmenjujejo in kako pomembna je razpoložljivost opreme. V manjšem podjetju se ti dejavniki prepletejo, zato je smiselno potrebe oceniti po delovnih mestih in ne po številu glav.

Število zaposlenih je le izhodišče

Za grobo oceno vzemite število ljudi, ki redno delajo z računalnikom, in dodajte nekaj rezerve. V podjetju, kjer vsi delajo za računalnikom osem ur na dan, boste potrebovali približno toliko naprav, kolikor je takšnih ljudi. Če imate skladiščnika, kurirja ali mojstra, ki računalnik uporablja le občasno, se ta oseba morda lahko prijavi na skupno napravo. V tipičnem osemčlanskem podjetju se izkaže, da intenzivno dela za računalnikom pet do šest ljudi, dva ali trije pa občasno.

Izmensko delo in delo od doma

Pri izmenskem delu je ena naprava lahko dovolj za dve ali tri osebe, če se izmene ne prekrivajo in če ima vsak svoj uporabniški račun. To je privlačno zaradi prihranka — pri dveh izmenah prihranite tretjino do polovico stroška — a prinese svoje: naprava je ves čas v uporabi, zato se prej obrabi, okvara pa pomeni, da dela ne more opravljati nihče od izmenjujočih se ljudi. Rezervna naprava pri izmenskem delu ni razkošje, ampak pogoj za nemoteno delo.

Pri delu od doma je situacija obratna: če človek dela polovico tedna doma, potrebuje tudi tam delujočo napravo, sicer bo delo opravljal po telefonu ali pa ga ne bo opravil. Prenosnik, ki ga nosi med pisarno in domom, je pri tem smiselnejši od dveh ločenih naprav — težava pa je, da se prenosnik v torbi hitreje poškoduje in da je za osemurno delo manj udoben.

Kaj ljudje v podjetju v resnici delajo

Računovodkinja, ki ima ves dan odprte preglednice, potrebuje večji zaslon in udobno tipkovnico; hitrejši procesor ji pogosto pomeni manj kot 24-palčni monitor. Skladiščnik, ki samo potrjuje prevzeme, potrebuje zanesljivo napravo z majhnimi zahtevami. Prodajalec na terenu potrebuje prenosnik, ki zdrži cel delovnik. Če vse te ljudi obravnavate enako, boste nekaterim kupili premalo, drugim pa preveč zmogljivo napravo.

Računalnik za vsakega zaposlenega ali skupna delovna mesta

Skupna delovna mesta so v manjših podjetjih pogosto najbolj razumna rešitev. Delujejo dobro, kadar se ljudje prijavljajo z lastnim uporabniškim računom, kadar so podatki shranjeni v skupni shrambi ali v oblaku in kadar nihče ne potrebuje naprave ves delovni dan.

• Recepcija ali sprejemna pisarna: ena naprava običajno zadošča, tudi če se za njo izmenjuje več oseb.
• Skladišče in proizvodnja: pogosto zadostuje en računalnik za potrjevanje dokumentov, če ni treba voditi evidenc sproti.
• Terenski delavci: svojega prenosnika pogosto niti ne potrebujejo, če se vnosi opravijo ob vrnitvi v pisarno.
• Vodstvo in pisarna: ljudje z več sestanki, videoklici in dokumenti potrebujejo svojo napravo.
• Ustvarjalni poklici: skupna naprava je slaba ideja, saj potrebujejo svoje programe in svoje nastavitve.

Skupna naprava ima tudi skriti strošek: prijava in odjava trajata, podatki se znajdejo na napačnem mestu, ob okvari pa so brez dela vsi, ki si napravo delijo. Zato je skupno napravo smiselno načrtovati le tam, kjer je uporaba res občasna.

Kako prešteti realne potrebe po napravah

Začnite z inventuro

Preden seštevate potrebe, seštejte, kar že imate. Naredite seznam vseh naprav, pri vsaki pa zapišite starost, kdo jo uporablja, kaj teče na njej in v kakšnem stanju je. Inventura pogosto razkrije, da nekje stoji računalnik, ki ga nihče ne uporablja, medtem ko drugje trije ljudje čakajo na prosto napravo. V manjših podjetjih je takšnih »izgubljenih« naprav pogosto ena ali dve.

Upoštevajte dejansko stanje, ne le številk

Naprava, stara sedem let in z mehanskim diskom, je na seznamu, a v praksi ne zmore sodobnega brskalnika. Takšnega računalnika ne štejte med zmogljive, ampak med tiste, ki jih bo treba zamenjati. Enako velja za prenosnike z dotrajano baterijo, ki so stalno vezani na vtičnico, in za naprave z 8 GB pomnilnika, kjer sodobni sistem in brskalnik že požreta večino prostora. Poceni nadgradnja — na primer zamenjava mehanskega diska s 500 GB SSD za 40 do 70 € in dodatek pomnilnika za 25 do 50 € — lahko podaljša življenjsko dobo take naprave za dve do tri leta.

Rezervne naprave

V podjetju, kjer bi izpad računalnika ustavil delo, je ena do dve rezervni napravi pametna naložba. Preverjen rabljen računalnik, ki leži v omari, stane 150 do 300 €, medtem ko dan izgubljenega dela v podjetju z osmimi ljudmi hitro preseže ta znesek. V manjšem podjetju, kjer se da nekaj dni preživeti tudi brez, rezerva ni potrebna.

Kaj podjetje potrebuje poleg računalnikov

Računalnik sam po sebi ni delovno mesto. Pri načrtovanju se hitro pozabi na dodatke, ki jih ljudje potrebujejo vsak dan — in prav ti dodatki pogosto določajo, ali bo delo hitro ali počasno.

• Zasloni: za delo s preglednicami in več okni je 24-palčni zaslon pogosto pomembnejši od močnejšega procesorja. Rabljen stane 50 do 100 €.
• Tiskalnik ali večfunkcijska naprava: ena skupna naprava običajno zadošča, če ni treba tiskati zaupnih dokumentov.
• Omrežna oprema: usmerjevalnik, stikalo in dostopne točke morajo pokrivati ves prostor, kjer ljudje delajo — tudi skladišče in hodnik.
• Shramba podatkov: skupni disk ali omrežna shramba z varnostno kopijo, ne le lokalni diski posameznih naprav.
• Mize, stoli, tipkovnice in miške: obrabljena tipkovnica za 15 do 30 € je poceni popravilo, ki prepreči drago napako in izgubljene živce.
• Naprava za varnostno kopiranje: zunanji disk z 2 TB stane 60 do 100 €, omrežna shramba pa 200 do 500 €.

Prenosniki ali namizni računalniki

Prenosnik je priljubljen, ker je vsestranski, a je za isto zmogljivost običajno dražji od namiznega računalnika, težje ga je nadgraditi in hitreje se obrabi. Namizni računalnik je cenejši, tišji, lažje ga popravite in dlje zdrži. Pri enaki zmogljivosti je razlika v ceni pogosto 150 do 300 € v prid namiznemu.

Kdaj je prenosnik smiseln

Prenosnik ima smisel takrat, ko človek res dela na različnih mestih: na sestankih, pri strankah, doma in v pisarni. Če prenosnik ves čas stoji na mizi, je boljša izbira namizni računalnik z večjim zaslonom. V poslovnem okolju se pogosto izkaže kombinacija: namizna naprava na delovnem mestu in nekaj prenosnikov za tiste, ki jih res potrebujejo. Za prenosnike je smiselno kupovati tudi podaljšano garancijo, saj so popravila tečajev, zaslona in baterije draga.

Primerjava po tipu delovnega mesta

Spodnja tabela povzame, kaj je za posamezno vrsto dela smiselno. Cene so okvirne in veljajo za obnovljene ali rabljene poslovne naprave z garancijo.

Delovno mesto	Naprava	Zaslon	Okvirna cena
Pisarna, e-pošta, dokumenti	Namizni, srednji razred	22 do 24 palcev	180 do 320 €
Računovodstvo, preglednice	Namizni, zmogljivejši	24 do 27 palcev	300 do 500 €
Skladišče, potrjevanje dokumentov	Namizni, osnovni	19 do 22 palcev	120 do 220 €
Terenski prodajalec	Prenosnik, vzdržljiv	14 palcev	350 do 650 €
Vodstvo, sestanki	Prenosnik + zunanji zaslon	24 palcev doma	500 do 800 €
Grafično oblikovanje	Namizni, zmogljiv	27 palcev, barvno zvest	700 do 1.200 €

Kdaj je računalnikov preveč

Ni vsako podjetje podjetje, ki potrebuje računalnik na vsaki mizi. Če se večina dela opravi po telefonu, na papirju ali neposredno s strankami, je nakup dodatnih naprav pogosto stran vržen denar. Enako velja za podjetja, kjer bi en zmogljiv računalnik povsem zadoščal za občasno delo dveh ali treh ljudi.

Kdaj nakup ni smiseln

Nakup ni smiseln, kadar bi napravo uporabljali le nekaj ur na teden. Takrat je bolje razmisliti o najemu, o uporabi obstoječe naprave ali o tem, da se delo opravi na telefonu. Prav tako ni smiselno kupovati najzmogljivejših naprav za opravila, kot so e-pošta, spletni obrazci in dokumenti. Presežna moč se ne bo nikoli izkoristila, denar pa bi bil bolje porabljen za drugi zaslon ali za varnostno kopijo.

Kdaj je najem boljša izbira od nakupa

Najem je smiseln ob kratkoročnih projektih, sezonskem delu ali kadar podjetje še ne ve, koliko ljudi bo imelo čez leto. Mesečni najem prenosnika pogosto znaša 30 do 60 € na napravo, kar pomeni, da v dveh letih plačate približno toliko, kolikor bi znašal nakup. Dolgoročno je nakup rabljene ali obnovljene naprave običajno cenejši, zato najema ne načrtujte kot trajno rešitev.

Kako načrtovati obnovo naprav

Namesto da vse računalnike zamenjate naenkrat, jih zamenjujte po delih. Tak pristop porazdeli strošek čez več let, obenem pa prepreči, da bi v enem tednu ostali brez več naprav hkrati — in da bi moral vse na novo nastavljati v enem samem mesecu.

Tipična doba uporabe

Poslovni računalnik običajno zdrži od štiri do šest let, pri čemer je v zadnjih dveh letih pogosto treba vložiti v nadgradnjo diska ali pomnilnika. Prenosniki zdržijo nekoliko manj, zlasti zaradi baterije, tečajev in obrabe ohišja. Računalnik, star deset let, ki nima podpore za varnostne posodobitve, je treba zamenjati ne glede na to, ali še dela — naprava brez varnostnih popravkov je v omrežju tveganje za vse ostale.

Postopna menjava

Vsako leto zamenjajte približno petino do četrtino naprav, začenši s tistimi, ki so najstarejše ali jih uporabljajo ljudje z najzahtevnejšim delom. Manj zahtevna delovna mesta lahko prevzamejo naprave, ki so bile prej pri vodstvu. Tako se zmogljivost prerazporedi tja, kjer je res potrebna, strošek pa ostane predvidljiv. Pri proračunu računajte tudi na izobraževanje in prenos podatkov — vsaka zamenjava naprave zahteva uro ali dve časa, ki ju nekdo porabi za nastavitev.

Pogosta vprašanja

Ali lahko več zaposlenih uporablja isti računalnik?

Da, če ima vsak svoj uporabniški račun in če se delo ne prekriva. Skupna naprava je primerna za občasno rabo, manj pa za ljudi, ki za računalnikom delajo ves delovnik. Pomembno je tudi, da so podatki shranjeni v skupni shrambi in ne le na lokalnem disku — sicer ob okvari naprave izgubite tudi delo.

Koliko računalnikov potrebuje podjetje z desetimi zaposlenimi?

Najpogosteje med osmimi in dvanajstimi, odvisno od tega, koliko ljudi dela izključno za računalnikom in ali je treba predvideti rezervo. Če imate izmensko delo ali veliko terenskega dela, bo število nižje. Če vsi delajo hkrati in vsak potrebuje svojo napravo, bo bližje desetim, z rezervo pa še malo več.

Ali se splača kupovati rabljene računalnike za podjetje?

Pogosto da, če so naprave pregledane in če je zanje zagotovljeno servisiranje. Rabljeni poslovni modeli so pogosto trdnejši od poceni novih naprav in podjetju omogočajo, da za isti denar opremi več ljudi. Pomembno je, da veste, kaj je bilo na napravi preverjeno in kaj lahko pričakujete, če se pokvari. Pri nakupu rabljenega je vredno vztrajati pri garanciji in pri jasnem opisu stanja baterije ter diska.

Kdaj naj podjetje obnovi celotno opremo naenkrat?

Takrat, kadar je oprema izjemno stara in bi postopna menjava pomenila, da pol leta vzdržujete dva povsem različna okolja. Tudi takrat je smiselno najprej zamenjati naprave, ki jih uporabljajo ljudje z najbolj zahtevnim delom, preostale pa sproti.

Koliko časa vzame uvedba nove naprave?

Za pisarniško napravo z običajnimi programi uro do dve: nameščanje sistema, prijava v omrežje, prenos podatkov in nastavitev tiskalnika. Pri specializiranih programih, ki jih je treba licencirati in nastaviti, lahko tudi ves delovni dan. To je delo, ki ga je vredno načrtovati vnaprej in ne šele ob okvari.

Ali potrebujemo svoj strežnik?

Za večino manjših podjetij ne. Skupna shramba v oblaku ali na omrežni napravi, ki stoji v pisarni, običajno zadostuje in je cenejša od vzdrževanja strežnika. Svoj strežnik je smiseln, kadar imate posebne zahteve glede hrambe podatkov ali kadar uporabljate program, ki deluje samo lokalno.

Kaj pa programska oprema in licence?

Licence so pogosto večji strošek od strojne opreme. Pri obnovljenih poslovnih računalnikih je licenca za operacijski sistem pogosto že vključena v ceno, kar prihrani 100 do 200 € na napravo. Pisarniški paket v naročniški obliki pa stane približno 6 do 12 € na uporabnika na mesec.

Najboljši odgovor na vprašanje, koliko računalnikov potrebuje podjetje, ni številka, ampak seznam. Naredite ga po delovnih mestih, upoštevajte rezervo in menjavo načrtujte postopoma. Če želite pri tem nasvet ali pregled obstoječe opreme, je smiselno primerjati ponudbo obnovljenih računalnikov pri PIARA in se o vzdrževanju pogovoriti s servisno ekipo.